公司秘書與香港註冊辦事處是法定安排，外判服務則是履行安排的一種方式。預算不能只問年費多少，也要確認誰依法任職、地址是否可用、工作涵蓋甚麼，以及下一年和退出時如何收費。
資料核對日期：2026 年 10 月 19 日。本文主要適用於一般香港私人有限公司；沒有引用任何供應商套餐作全港統一價，也不把服務報價當成政府費用。政府成立及商登金額直接看開公司費用主指南。
任職資格與服務牌照是兩個問題
公司秘書如為自然人，須通常居於香港；如屬法人團體，須在香港設註冊辦事處或營業地點。只有一名董事的公司，該董事不能兼任秘書；亦不能委任一間同樣由該董事擔任唯一董事的法人團體作秘書來規避限制。
以業務形式提供信託或公司服務，須另核對TCSP發牌制度及適用豁免，不能簡化成「任何香港居民均可不理牌照收費提供秘書服務」，也不能寫成所有法人秘書一概必須持相同牌照。先查真實服務法人、任職資格及適用監管身分，再簽約。
公司可以自行安排真正合資格且能履職的人員，不必然另買秘書套餐；但職位不是掛名便完成，委託外部亦不解除董事自身責任。日常分工可共用既有公司秘書指南。
地址服務：有香港地址，也要能接收法定文件
註冊辦事處須在香港，不能只用郵政信箱。自有或租用場所如符合使用及收信條件，可按實況安排，無須一概再租服務地址；住宅則另查租約、公契、用途、私隱及文件收取安排。
租用地址不等於租用可實際經營任何行業的辦公室，也不保證銀行接受作為營運場所證明。收件通知、掃描、存放和轉寄可能是分開收費的服務，詳見註冊辦事處指南。
向供應商索價時，逐項確認甚麼？
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| 項目 | 應確認的範圍 | 可能另收的工作 |
|---|---|---|
| 秘書委任及年費 | 真正任職法人／人士、服務起止、年度提醒及聯絡方式 | 轉入核查、追補歷史紀錄、額外身份核實 |
| 周年申報NAR1 | 擬備、簽署安排、呈交、接收憑證及政府HK$105是否已含 | 逾期較高登記費、資料重整、額外更正 |
| 登記冊及決議 | 成員、董事、秘書等紀錄及公司決議的種類與次數 | 股份、董事、地址等額外事件與專項文件 |
| SCR | 識別與更新、備存、指定代表及查閱協助 | 多層架構調查、持續變更及超出約定工作 |
| 地址使用 | 合規使用期、能否展示／提供所需紀錄、何種郵件可收 | 額外地點、特殊文件、超出使用範圍 |
| 郵件處理 | 通知時效、掃描頁數、存放期、掛號及銀行郵件 | 郵資、快遞、積存、補掃與銷毀 |
| 續期 | 次年費率、調價條款、自動續約及通知期 | 過期恢復、差額、合約外工作 |
| 終止及交接 | 通知、離任／新任配合、原件及電子紀錄交還 | 約定交接費、快遞及歷史補件；不預設全部免費 |
服務商稱「包NAR1」時，問清是只備表、還是連提交與政府費。秘書的服務費與政府登記費不同；同一份文件也可能有法定費、核證費、郵費及代辦費，報價應分開。
首年優惠怎樣與續年公平比較？
用同一段服務期列出：首年秘書＋首年地址＋郵件／事件費＋次年秘書＋次年地址＋可能交接費。政府費另列，已含的項目不要再加。若供應商未確認次年價，就標「待報價」，不能填零或沿用優惠價。
「首年」可能指成立日起十二個月、自然年度或合約指定期；中途轉入、同時改地址、延長商登至三年等，不會自動延長全部服務。比較綜合套餐與分開採購時，看總範圍、工作品質及回應能力，不能預設綜合一定便宜。
變更與交接：先排期限，再安排付款和移交
- 核對目前秘書、地址、服務期、未交申報、政府及服務費是否尚欠，保留已簽文件與遞交憑證。
- 確定新秘書資格、新地址可用及生效日期，列明誰負責法定申報及通知銀行、客戶等。
- 按適用時限交付文件。秘書委任／停任一般十五日內ND2A，詳情更改一般十五日內ND2B；註冊辦事處地址更改一般十五日內NR1。
- 清點章程、登記冊、SCR、決議、股份紀錄、原件及電子檔；有關SCR異地備存或變更另按專門規則處理。
- 確認新舊郵件如何接續、哪方發到期提醒，以及移交完成後誰保管紀錄；不能只付交接費便假設全部已完成。
公司註冊地址與實際營業地址可能不同；一站式資料傳轉不等於所有商登業務資料均會自動更新。詳細通知及續證安排直接引用商業登記證指南。SCR則使用重要控制人登記冊指南，避免另寫互相矛盾的期限。
如何避免省了年費，增加逾期成本？
一般私人公司NAR1須於成立周年後四十二日內交付，成立當年除外；按時政府費HK$105，逾期可升至HK$870、HK$1,740、HK$2,610或HK$3,480，較高登記費並不取代可能的檢控後果。政府費不足被退件，也可能影響再次交付時適用的費用。
設一份公司自己的期限日曆，記下簽署人、最遲交資料日期及接收憑證。公司資料變更須按各自規定處理，不能等一年一次NAR1才全部申報。沒有收入亦不代表秘書、地址和商登等責任自動消失。
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