公司秘書協助公司維持法定記錄、處理申報和變更。選擇服務時，應以工作範圍、回覆方式和交接能力作比較。

先核對資格與責任

自然人公司秘書須通常居於香港；法人公司秘書須在香港設有註冊辦事處或營業地點。唯一董事不能同時擔任公司秘書。亦應核對服務提供者適用的牌照或豁免情況。

基本服務應問清楚什麼

  • 是否協助準備及提交周年申報，政府費用是否另計。
  • 是否維護法定登記冊、會議記錄及相關決議。
  • 董事、股東、股份和地址變更的處理流程與費用。
  • 重要控制人登記冊及指定代表的安排。
  • 截止日期如何提醒，文件需要由誰簽署和核實。

比較報價時避免遺漏

核對年費涵蓋的工作次數、額外文件收費、快遞或公證費用及終止條款。公司秘書、註冊地址、記帳、審計與報稅可能屬於不同服務，不應假設一個年費已包括全部事項。

日常如何與公司秘書合作

公司負責人應及時提供準確資料，保存已簽署文件，並在董事、股東、地址或控制權變更前聯絡服務團隊。委託服務並不解除董事自身的法定責任。

更換服務商的交接清單

確認新舊服務的生效日期、未完成申報、法定登記冊、章程、決議和公司文件。先核對記錄完整性及申報期限，再安排委任、辭任及資料移交，避免服務中斷。